Expo Turismo Rural & Comunitario

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Reglamento de participación para expositores

 

Montaje de Stand

Jueves 15 de junio de 2023 de 7:00 am a 2:00 pm

Recomendaciones:

  1. Tome en cuenta si usted o el encargado del montaje del stand no se presenta este día (15-6-2023) a realizar el debido montaje, de ninguna manera se permitirá el viernes 16 realizarlo.
  2. Recuerde que el 15 de junio se estarán entregando los gafetes de las personas que podrán participar como expositores, en el Centro de Convenciones de Costa Rica.

Desmontaje

Lunes 19 de junio de 2023 de 8:00 am a 2:00 pm

Horario para los días de la Expo TR y TRC

Viernes 16 de junio de 2023                                             De 8:00 a.m. a 5:30 p.m.

Sábado 17 de junio de 2023                                            De 8:00 am a 6:00 pm

Domingo 18 de junio de 2023                                          De 8:00 am a 6:00 pm

Consideraciones Importantes:

  • Uso de gafete de expositor en todo momento inclusive para día de montaje.
  • Se dará un acceso por stand para vehículos de expositores, los cuales deberán de estar siempre visibles dentro del vehículo, aquellos que no porten dicho distintivo serán ubicados en las zonas en donde tendrán que cancelar lo concerniente a este rubro.
  • Cada expositor descargará el material en el andén designado (se detalla en el reglamento). A la hora del montaje, se descargará toda la carga en el andén y se le solicitará mover el vehículo inmediatamente antes de ingresar al Centro para permitir al siguiente expositor poder descargar.
  • El expositor deberá informar a sus contratistas la obligación de portar equipo de seguridad tales como, pero sin limitarse a cascos, arneses, chalecos reflectivos, entre otros, en todo momento, durante el periodo de montaje y desmontaje del evento.
  • El expositor será el único responsable por los daños causados a su personal, a terceros y/o a sus bienes por robo, hurto o cualquier otro incidente cualquiera que sea su origen ocurrido en su stand. Será, además, el responsable por los daños y perjuicios personales y/o materiales ocurridos dentro y fuera de su stand causados por su personal a terceros y/o entre estos.
  • Una vez abierto al público, no se permitirán trabajos en los stands.
  • Los horarios de montaje y desmontaje deben cumplirse de acuerdo con lo que indica el reglamento, de lo contrario los expositores se verán sometidos a multas.
  • La organización del evento cuenta con un programa de reciclaje de latas, plástico PET y botellas, cada expositor recibirá de voluntarios una bolsa transparente para el depósito de estos materiales

REGLAMENTO DE PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES

Expo TR y TRC, 2023

El siguiente Reglamento (“El Reglamento”), tiene como fin, procurar el orden y buen desarrollo de “Expo TR y TRC, 2023” (“El Evento”), por lo tanto, le agradecemos seguir las disposiciones para lograr el éxito del evento. El Evento es producido por la Cámara de Experiencias Rurales de aquí en adelante “El Organizador”.

  • Lugar y fecha: El evento, se realizará en el Centro de Convenciones de Costa Rica, en el Cantón de Belén, Heredia del 16 al 18 de junio del 2023 en el siguiente horario: el viernes 16 de 8:00 a.m. a 5:30 p.m., el sábado 17 de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. y el domingo 18 de junio de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
  • Normas Generales: El evento se regirá bajo el presente Reglamento de Participación, el Formulario de Reservación, las condiciones de pago de los stands, los cuales son aceptados por el expositor una vez que firme el Formulario de Reservación
  • Autoridad: La máxima autoridad del evento es el organizador y sus decisiones son inapelables por parte de los participantes para el buen desarrollo del evento. El organizador puede delegar su autoridad en cualquier organismo o área de su dependencia, quienes están facultados a interpretar y a tomar decisiones en situaciones no previstas en este Reglamento.
  • Participantes y Productos: Podrán participar en el evento, oferentes de servicios y productos relacionados y afines con el tema comercial del evento, quienes, para efectos de este Reglamento, se denominarán indistintamente como “Participantes” o “Expositores”. · En el stand contratado, el expositor solo podrá exhibir los productos y/o servicios propios del giro comercial de su empresa y consignados en el Formulario de Reservación. En caso de tener que incluir más productos debe solicitarlo directamente al organizador previo al inicio del evento para obtener su autorización. · Los expositores no podrán exhibir productos, publicidad o servicios fuera de los límites del área alquilada y asignada.
  • Condiciones de participación: Para participar en el evento, las empresas interesadas deberán completar el Formulario de Reservación anotando la información requerida. Este formulario deberá ser aceptado por el organizador, quien se reserva el derecho de admisión. Los precios y las medidas de cada stand son los que figuran en la lista establecida por el organizador. El precio total de stand se pagará de acuerdo con las condiciones establecidas en este Reglamento. En todos los casos y de manera irrenunciable, el stand deberá estar totalmente cancelado el día 1 de mayo de 2023, de lo contrario el organizador se reserva el derecho de disponer del stand.
  • Gafetes: El organizador entregará dos gafetes por stand para el personal que laborará en el evento, los cuales son personales e intransferibles. El número de gafetes se entregará de acuerdo con la opción de participación elegida por el expositor. · El expositor y su personal deberá portarlo en un lugar visible para ingresar al recinto ferial. Deben tener presente que no se le permitirá el ingreso al recinto a aquellas personas que no porten el gafete. Persona sin gafete, tendrá que ingresar al parqueo general y cancelar parqueo y entrada al evento. · En caso de duda de que el portador del gafete sea el titular, el organizador, su personal y los oficiales de seguridad del evento se encuentran autorizados para solicitar que dicha persona se identifique con su cédula de identidad. · Los gafetes no pueden venderse ni cederse a terceros y en caso de que se diera el organizador, decomisará el gafete, no le devolverá al titular su credencial y le restringirá su acceso a el evento. · El titular es responsable del buen uso del gafete y en caso contrario deberá asumir la responsabilidad y las consecuencias que esto genere.
  • Seguridad, vigilancia y responsabilidad civil: El expositor será el único responsable por los daños causados a su personal, a terceros y/o a sus bienes por robo, hurto, incendio, rayo, tempestad, explosión, penetración de agua, humedad, accidente o sabotaje o cualquier otro incidente cualquiera que sea su origen ocurrido en su stand. Será, además, el responsable por los daños y perjuicios personales y/o materiales ocurridos dentro y fuera de su stand causados por su personal a terceros y/o entre estos. · El expositor deberá informar a sus contratistas la obligación de portar equipo de seguridad tales como, pero sin limitarse a cascos, arneses, chalecos reflectivos, entre otros, en todo momento, durante el periodo de montaje y desmontaje del evento. · El evento contará con agentes de seguridad para brindar una seguridad preventiva durante los días del evento y los días de montaje y desmontaje; por lo que, el organizador se reserva el derecho de admisión para evitar la presencia de personas que amenacen la tranquilidad y seguridad del evento. Durante las horas de cierre al público indicadas en este Reglamento, las puertas quedarán con llave y la seguridad será perimetral, en este horario ninguna persona podrá ingresar al recinto ferial, prohibición que incluye a expositores, personal de la organización del evento o administrativo del recinto ferial. · El expositor deberá presentarse en el evento una hora antes de que se abran las puertas al público para tomar posesión de su stand y deberá retirarse en la noche a la hora que un representante de la organización, a través de la seguridad contratada, le solicite que se retire. · El organizador no permitirá el ingreso a los stands de ningún expositor antes y después de la hora estipulada de entrada y salida del recinto ferial. En caso de desobediencia por parte de algún expositor, éste será responsable por robos, hurtos o daños que se generen en algún stand o área del recinto ferial. · El organizador no permitirá que durante las horas de cierre al público los expositores, contratistas, proveedores y su personal permanezcan dentro del salón. · El expositor que ingrese objetos de valor y de fácil sustracción, para permanencia en los stands, durante los días de montaje; será responsable por el cuido y manejo de estos, por lo que es indispensable que durante todo el evento siempre se mantenga un representante en su stand. Seguros Responsabilidad Civil · El organizador suscribirá una póliza de responsabilidad civil extracontractual para cubrir las eventuales responsabilidades en que pueda incurrir frente a las terceras personas o bienes propiedad de terceros mientras permanezcan dentro del recinto ferial. Los expositores deberán suscribir o contar con una póliza de responsabilidad civil por un mínimo de $25,000, que ampare las eventuales responsabilidades frente a terceros mientras permanezcan en el stand, los daños que pueda causar los bienes propios que incorpore a su stand y su personal, así como cualquier otra póliza que considere conveniente. · En caso de que el expositor ofrezca degustación de productos alimenticios deberá suscribir como parte de la póliza de responsabilidad civil, la cobertura de Responsabilidad Civil Productos, considerando también en dicho caso cualquier permiso requerido por el Ministerio de Salud. · Los expositores deberán suscribir o contar con los seguros necesarios para amparar eventuales daños y o robo a sus bienes propios que se encuentren en el stand, equipo y mobiliario. · Los expositores deberán encontrarse al día con el pago de los seguros contra riesgos en el trabajo para el personal que se encuentre laborando en los stands, así como al día en el pago de sus obligaciones obrero- patronales establecidos por la legislación nacional. · El organizador no suscribirá seguros de robo ni de ninguna otra contingencia que ocurra a los equipos y/o materiales expuestos por los expositores.
  • Obligaciones del Expositor: El expositor deberá realizar la promoción y publicidad de sus productos y/o servicios dentro del área de metros cuadrados del stand contratado, sin interrumpir espacios comunes y de otros participantes. No está permitido el uso de publicidad en las paredes laterales de la parte externa a excepción de los stands esquineros. Tampoco, está permitido repartir material promocional o volanteo fuera de su stand. · No se permitirá a los expositores entregar publicidad y/o información en el parqueo ni en los accesos al mismo. · La decoración del stand queda a criterio del expositor, siempre y cuando respete los lineamientos establecidos en el presente Reglamento. · Las paredes que excedan la altura de 2,40 metros deberán tener acabado final exterior sin publicidad alguna. · No se permite decoración aérea de ningún tipo. · Los gastos de traslado, instalación y mantenimiento de los bienes son responsabilidad y será sufragados por cada expositor. Así mismo, son de entera responsabilidad del expositor todos los pasos a seguir para la correcta utilización del stand. · No está permitido clavar, perforar, manchar o dañar las instalaciones, así como el sistema modular del stand y demás paredes del recinto ferial, de lo contrario se procederá a estimar los daños los cuales se deberán cancelar en el acto a la concesionaria. · No se permite la realización de trabajos, modificaciones considerables o traslado de ningún tipo de equipos grandes para el stand durante las horas hábiles del evento. Las mismas se deben realizar antes de la apertura al público. Cualquier necesidad en este sentido debe ser solicitada al Organizador. · El expositor se compromete a mantener en impecables condiciones de aseo y orden, de los stands durante la realización del evento. · Los sistemas de audio no podrán utilizarse en el stand. · Cada expositor es responsable de su personal y asumirá el carácter de patrono para todos los efectos legales correspondientes, con lo que desliga al organizador y a las empresas afiliadas de cualquier conflicto que se suscite entre el expositor y su personal. · El expositor debe retirar todo material y objetos de su stand al finalizar el desmontaje del evento, en caso contrario éstos pasarán a propiedad del recinto y se les aplicará una multa del 20% del monto total que haya cancelado por su espacio. · El expositor deberá entregarle las facturas correspondientes a sus clientes de las ventas que realice durante el evento. Estas deberán cumplir con todos los requisitos fiscales del país. · El expositor deberá iniciar y concluir sus actividades en el stand de acuerdo con el horario y fechas establecidas del evento. Está totalmente prohibido retirarse del evento antes de que esta finalice. Bajo pena de sanción a criterio del organizador, que puede llegar hasta la exclusión de futuros eventos que realice la Cámara de Experiencias Rurales. · El Expositor se compromete a finalizar los trabajos de montaje en el horario establecido para no afectar el curso normal de las actividades de inauguración. · La firma del expositor en el Formulario de Reservación significa que ha leído y comprendido lo dispuesto en el Reglamento, así como su aceptación, sin ninguna restricción ni condición de su parte. · Están totalmente prohibidas las conductas indebidas por parte del expositor y su personal, además de la exhibición o comercialización de materiales, servicios y/o artículos que vayan en contra de la moral y las buenas costumbres y/o constituyan conductas delictivas o violatorias de los derechos de terceros asistentes al evento. El organizador se reserva el derecho de optar por medidas legales. · El expositor no podrá alquilar, donar, transferir, vender, prestar ni ceder el stand contratado ni en parte ni en su totalidad a excepción de aquellos en donde se firme por un stand compartido. · La limpieza de los stands estará a cargo de cada expositor, quienes deberán mantenerlo en condiciones impecables de aseo. · Cada expositor que reserve un stand y de cualquier forma participe en el evento, deberá contar con todos las autorizaciones requeridas por la ley para el ejercicio de su actividad económica. · Los gastos de traslado, instalación y mantenimiento de los bienes son responsabilidad y será sufragados por cada expositor. · Los gastos incurridos de parte del representante de la empresa compradora de cada uno de los stand es la responsable de cancelar los honorarios de su personal y libera de toda responsabilidad a la organización de Expo TR y TRC de dichos pagos o de la póliza de riesgos del trabajo que protege a su personal.
  • Stands construidos por el Expositor: El expositor debe presentar el diseño al organizador para su revisión y autorización a más tardar un mes antes de la fecha de inicio del evento. · El diseño del stand debe contemplar lo siguiente: · Las medidas del área construida deben coincidir con el área del stand. · Los materiales por usar deben de ser livianos y no deben de poner en riesgo al visitante ni a los stands vecinos. · La altura de los stands modulares es de 2,4 metros y para los stands a construir la altura máxima no debe exceder los 5 metros. No se permitirá exhibir publicidad en las paredes laterales exteriores, ni colgar materiales aéreos. · Cada expositor debe procurar la forma de delimitar las dos o tres paredes, según corresponda, y no depender de los stands de los vecinos. Así como no apoyarse en la estructura de su vecino Expositor. · Será absolutamente prohibido clavar, o sujetar al inmueble propaganda o agregar cualquier tipo de información en los muros, pisos, techos y demás elementos del edificio o realizar cualquier otra acción que dañe las instalaciones del recinto; así como pintar en el sitio, usar esmeriladoras, máquinas soldadoras. · El expositor no deberá realizar construcciones dentro del edificio y limitar el trabajo al ensamblaje de elementos prefabricados, acabados finales y decorativos del stand. Los expositores que incumplan las disposiciones que prohíben dañar las instalaciones del edificio y áreas exteriores, serán responsables de efectuar las reparaciones que fueran necesarias según valoración del Centro de Convenciones de Costa Rica. · En la realización de las labores de montaje y desmontaje se deberá respetar el suelo, paredes y demás instalaciones del recinto, estando terminantemente prohibido alterar, manchar, pintar o perforar los mismos. · Cualquier desperfecto ocasionado al recinto ferial por negligencia de los instaladores, durante el montaje y el desmontaje, se le imputará al expositor, quien deberá cubrir el pago por los daños según lo establezca el Centro de Convenciones de Costa Rica. Así como los daños ocasionados a la estructura modular, alfombras y paredes.   Los trabajos por realizar en el ensamblaje de stand se efectuarán dentro del área de este y bajo ningún concepto y en ningún caso, en los pasillos del recinto ferial. · La sujeción de cualquier tipo de anclaje a techo, pilares, etc., queda sujeto a aprobación previa, por parte del organizador, dependiendo del peso y tamaño.
  • Área de Parqueo Cada empresa tiene derecho a una cantidad estipulada por el organizador de parqueo por stand adquirido. No es transferible. · El expositor es responsable del buen uso y manejo de los stickers asignados para este fin. Cualquier anomalía en este sentido nos obligará al retiro del derecho de uso. · El parqueo de expositores se ubicará en el parqueo que se disponga para tal fin y contará con seguridad privada durante las horas hábiles de la actividad. · No se permitirá a los expositores dejar estacionado sus vehículos en la zona de parqueo de los visitantes o en la zona de andenes. · El vehículo del expositor que se encuentre parqueado en una zona no autorizado se retirará con grúa a un lugar que será definido por el organizador.
  • Conexión Eléctrica El expositor tiene derecho al consumo eléctrico básico, en 110 o 220 (realizar solicitud a Expo TR y TRC), dependiendo de sus requerimientos, los cuales deben ser enviados dos semanas antes de la realización del evento. · Es responsabilidad del expositor llevar por su cuenta regletas, extensiones u otros requerimientos que le aseguren la conexión de sus equipos electrónicos. · La instalación de los equipos electrónicos corre por cuenta del expositor, es responsabilidad del expositor realizar estas conexiones de forma adecuada y utilizar los insumos correspondientes para tal fin, teniendo en cuenta que cualquier negligencia pone en riesgo el recinto ferial y cualquier daño le será cobrado.
  • Conexión a Internet Durante el evento se contará con una red inalámbrica exclusiva para los expositores. La clave se le notificará el día 15 de junio en el momento en que se entreguen los gafetes.
  • Limpieza El organizador dispondrá de personal de limpieza para las áreas comunes del recinto ferial. · La limpieza de los stands estará a cargo de cada expositor, quienes deberán mantenerlo en condiciones impecables de aseo, no es responsabilidad del personal de limpieza del organizador el suministro de implementos de limpieza. El personal de limpieza del expositor deberá estar debidamente identificado con el gafete respectivo. · La organización cuenta con un programa de reciclaje de latas, botellas y Pet. Cada stand contará con una bolsa transparente para el depósito de estos materiales, un voluntario pasará continuamente a cambiar las bolsas.
  • Fechas y Horario de realización: Expo TR y TRC, 2023, estará abierta al público en las siguientes fechas y horarios: jueves 15 de junio, 2023 de 7:00 am a 2:00 pm (día de montaje), viernes 16 de junio, 2023 de 8:00 am a 5:30 pm, sábado 17 de junio de 2023 de 8:00 am a 6:00 pm, domingo 18 de junio de 8:00 am a 6:00 pm y lunes 19 de junio de 2023 de 8:00 a 2:00 pm (día de desmontaje). · Todo el personal de los stands debe de ingresar una hora antes de que se abran las puertas del evento, no está permitido el ingreso de personal de limpieza o mantenimiento de los stands antes del horario mencionado, todo el personal que ingrese o se mantenga en el stand, debe, sin excepción portar gafete que lo acredite como expositor. El organizador no se hará responsable por salvaguardar los bienes de los stands en los que no se haya presentado los encargados una vez abierto a los expositores. · Se les solicita a todos los expositores no sacar mercadería ni muestras durante los horarios de apertura del evento, en el caso que necesiten ingresar productos a los stands deben de hacerlo con sus respectivas identificaciones.
  • Horario e instrucciones para el montaje Los expositores dispondrán de un día para el montaje de su stand en las siguientes fechas y horarios: jueves 15 de junio, 2023 de 7:00 am a 2:00 pm y para el desmontaje lunes 19 de junio de 2023 de 8:00 a 2:00 pm. · Al llegar a los salones donde se llevará a cabo la exposición, el expositor o sus contratistas encontrarán el piso marcado con los límites de sus respectivos espacios contratados. Habrá personal para orientar a los expositores en este sentido. · El expositor deberá informar a sus contratistas la obligación de portar equipo de seguridad como: cascos, arneses, chalecos reflectivos, etc., en todo momento, durante el periodo de montaje y desmontaje del evento. · Durante los días y horarios de montaje, el organizador les facilitará a los expositores y sus proveedores, brazaletes para controlar el ingreso de las personas al Recinto Ferial, no estará permitido permanecer dentro a las personas que no porten este dispositivo. Los expositores o sus contratistas deberán ingresar al recinto los objetos y materiales de mayor peso y volumen primero y después los más pequeños. Esto con el fin de facilitar el traslado interno y la mayor comodidad posible. · Los expositores que no se encuentren al día con la cancelación del stand no podrán iniciar con el montaje. · Cada expositor deberá de contar con los equipos de traslado de materiales requeridos desde el andén a su respectivo espacio o stand. · El expositor se compromete a informar a sus contratistas acerca del horario y lineamientos sobre el montaje y desmontaje, cualquier daño ocasionado al inmueble, al sistema modular, etc., por el contratista debe ser asumido por el expositor. Durante el desmontaje es indispensable que cada expositor mantenga un representante en su stand para evitar pérdidas de objetos en vista del intenso tráfico de personas que se registra con motivo del desmontaje. El organizador no se responsabilizará por las pérdidas que pudieran ocurrir en los stands que se encuentren desatendidos en el horario del desmontaje. El organizador se reserva el derecho de remover y desalojar los artículos que permanezcan en el recinto después de la hora fijada de desmontaje y colocarlos en el lugar que considere conveniente sin responsabilidad alguna por los daños o pérdidas que pudieran sufrir. Al finalizar el desmontaje del stand, el expositor o contratista deberá dirigirse a un representante del organizador y entregar el espacio en las mismas condiciones en que fue recibido. En caso contrario, se aplicará un cargo por el daño ocasionado; previa valoración del organizador. Este cargo deberá ser pagado antes de poder retirar sus pertenencias. · Se otorga 2 sillas y una mesa por stand.
  • Disposiciones finales: El organizador se reserva el derecho de reproducir y difundir el registro de imagen del evento, así como de los detalles interiores y exteriores de los stands y comercializar las imágenes obtenidas, por lo que los expositores autorizan a ceder sus derechos de imagen y el uso de su nombre a cualquier medio publicitario sin que medie compensación adicional o monetaria. · El incumplimiento por parte de los expositores a las reglas de participación establecidas en este Reglamento dará derecho al organizador a disponer del stand, desalojando al expositor de forma inmediata, reservándose el organizador el derecho de admisión a futuras ediciones, de la empresa que incumpla. · Los expositores liberan al organizador y a sus empresas afiliadas de toda responsabilidad, por lo que aceptan y declaran que comprenden todas las cláusulas anteriores y renuncian a reclamar por cualquier medio, daño, pérdida o perjuicio de los bienes expuestos dentro del recinto ferial. · Cualquier situación que ocurra con respecto a este evento y que no se haya previsto en el presente Reglamento, se resolverá conforme a Derecho. Los expositores podrán dirigir cualquier consulta al correo info@expoturismoruralcr.com. · El incumplimiento por parte de los expositores a las normas, los reglamentos de participación establecidas en este documento y han manifestado conocer en forma expresa, dará derecho al organizador a disponer del espacio asignado previamente, si la falta se comete antes de iniciar la feria y de invitarlo a abandonar el espacio y el lugar estando la feria en curso. · Los expositores liberan al organizador de toda responsabilidad, por lo que aceptan y declaran que comprenden todas las instrucciones mencionadas y renuncian a reclamar por cualquier medio, daño, pérdida o perjuicio de los bienes expuestos dentro del recinto ferial, así como a cualquier acto provocado con su propia acción o de terceros no imputable al Organizador. · Los sistemas de audio no podrán utilizarse en los espacios de las zonas de trabajo y exposición. · El expositor no podrá alquilar, donar, transferir, vender, prestar ni ceder el espacio asignado ni en parte ni en su totalidad.
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