REGLAMENTO Y CONTRATO DE ADHESIÓN DE PARTICIPACIÓN
COMO EXPOSITOR EN EXPO TURISMO RURAL & COMUNITARIO 2023
    • Este documento contiene información legal vinculante para quien participe como Expositor en la Expo Turismo Rural & Comunitario 2023.
    • Este documento contiene enlaces complementarios, destacados en el texto, y usted declara que los lee, conoce y avala las directrices y disposiciones de estos.
    • Los Expositores formalizan su participación, con la firma de un Contrato, personalizado, con especificaciones dadas.
    • Con la firma del Contrato, se aceptan los términos de este Reglamento y Contrato de Adhesión de Participación como Expositor en Expo Turismo Rural & Comunitario 2023.

 

CLÁUSULA PRIMERA. DE LA EXPO

1.1       La Expo Turismo Rural & Comunitario (en adelante llamada “La Expo”) es un evento organizado por La Cámara de Experiencias Rurales de Costa Rica (en adelante llamada “La Cámara”) que se llevará a cabo en el Centro de Convenciones de Costa Rica.

1.2       La Cámara es la única en su tipo, que agremia a pymes turísticas del subsector Rural y Rural Comunitario de Costa Rica, con más de 300 afiliados con variados giros de negocio.  Se constituyó en el año 2019, para promover el desarrollo de este subsector.

1.3       La Expo tiene como fin promover el intercambio comercial entre emprendedores y empresarios turísticos con agencias de viaje y tour operadores nacionales e internacionales y otros compradores.

1.4       La Expo va dirigida a:

    • Agencias mayoristas nacionales e internacionales.
    • Empresarios en ruralidad, que ofrecen productos y servicios turísticos tales como: Agencias de Viajes, Hospedaje, Servicios Gastronómicos, Actividades Temáticas, entre otros.
    • Organizaciones que agremian el sector turístico rural entre ellas: Asociaciones (ONG’s), Cámaras Regionales y/o Nacionales, Centros de Desarrollo Turístico (implementados por el Instituto Costarricense de Turismo de Costa Rica), Cooperativas, Gobiernos Locales, entre otros.
    • Proveedores que deseen construir relaciones con los participantes de la Expo.

1.5       La organización de la Expo designa los espacios dentro del Centro de Convenciones, según conveniencia, distribuidos por sectores, actividad y zonas geográficas del país. Se respeta el orden en que se reciben las solicitudes.

1.6       La Cámara se reserva el derecho de validar el perfil del expositor a fin de cumplir con la idoneidad de participación según los fines y objetivos de la Expo y sus requisitos de participación como Expositor en la Expo Turismo Rural & Comunitario, abajo enunciados.

1.7       La Expo es un evento que promueve las relaciones comerciales entre compradores y vendedores (expositores virtuales y presenciales), y bajo ningún concepto, avala, interviene, ni es responsable por los productos y servicios ofrecidos, ni por los servicios pactados. Cada participante es responsable por la calidad y veracidad de sus productos y/o servicios ofrecidos.

1.8       El nombre y el logo de la Expo son propiedad de la Cámara, y se otorga a los participantes, licencia de uso con fines promocionales en referencia a su participación exclusiva en este evento. Encuentre el logo en formato png. para su uso en el espacio  Recursos  (espacio de uso exclusivo expositores registrados) 

1.9       El organizador se reserva el derecho de reproducir y difundir el registro de imagen del evento, por lo que los compradores autorizan ceder sus derechos de imagen y el uso de su nombre para efectos publicitarios y mercadológicos del evento actual y sus posteriores versiones.

1.10     El Contrato a formalizar, estipula condiciones y compromisos adquiridos por el representante de la empresa expositora. La Cámara tiene la potestad para disolver el contrato, en caso de incumplimiento, sin penalidad alguna.

1.11     Los expositores liberan al organizador y a sus empresas afiliadas de toda responsabilidad, por lo que aceptan y declaran que comprenden todas las cláusulas de este contrato y renuncian a reclamos posteriores, por cualquier medio, por daño, pérdida o perjuicio de los bienes y servicios expuestos dentro de la Expo.

1.12     En caso de que, por causas no imputables a la Cámara, no se pueda realizar la Expo en las fechas y horarios establecidos, la Cámara podrá reprogramar el evento. En caso de que el expositor no esté de acuerdo con la nueva reprogramación las partes pueden dar por terminado el contrato y se resolverá a derecho.

1.13      El expositor autoriza a la organización de la Expo, a utilizar su nombre y logo para efectos mercadológicos y publicitarios.

 

 CLÁUSULA SEGUNDA. PARTICIPACIÓN

2.1       Al adquirir un stand como Expositor gozará de: 

    • Un stand dentro del Centro de Convenciones, de 3×2 m2, en aluminio, abierto a los costados.
    • El stand cuenta con una manta impresa como pared de fondo y una cenefa impresa con el nombre de su empresa y número de expositor. Esta manta tendrá impresa una imagen del establecimiento comercial (su negocio), su logo, información de contacto, un código QR y el logo de la Expo y pasará a ser propiedad del expositor al finalizar el evento.
    • En el stand básico (3×2 m2), pueden participar como máximo 2 empresas.
    • Un stand virtual que expone su negocio y facilita la interacción. El stand virtual dispone de logo, descripción, información de contacto, 4 fotografías, un video, sistema de Booking para reserva de citas en línea para reuniones/networking.
    • Acceso en línea a la plataforma de la Expo y todos sus recursos.
    • Mención en redes y otros canales de promoción.
    • Representación de marca en el muro de Logos del Centro de Convenciones y en el muro de logos de la web.
    • Participación en los eventos de la Expo.
    • Afiliados a la Cámara gozan de beneficios adicionales según posibilidades y disponibilidad. 
    • Para quienes adquieran dos o más stands físicos o virtuales, se ofrecen descuentos y otros beneficios. Contáctenos aquí (correo info@expoturismoruralcr.com)

 

2.2       Todo participante de la Expo, está obligado a observar y respetar los Lineamientos y Reglamento del Centro de Convenciones.

2.3       Respecto a la forma de participación se establece:

    • El Expositor asegura cumplir con los requisitos enunciados en la Cláusula Cuarta de este documento.
    • Llenar la Solicitud de Reserva como Expositor para comunicar su interés de participación. Al llenar el formulario de Reserva se aceptan las condiciones de participación.
    • La organización de la Expo, valida el cumplimiento de requisitos y se encarga de contactar al Expositor, para gestionar el Contrato y convenir los términos según corresponda.
    • Al formalizar el Contrato se aceptan las condiciones de participación y se compromete el expositor a cumplir lo pactado.
    • Al formalizar el Contrato, la organización de la Expo guía al usuario para completar procesos (gestionar stand virtual y otros).

 

CLÁUSULA TERCERA. DE LAS PARTES

3.1       Organización de la Expo

    • Provee una robusta plataforma con información, recursos e interacción que promueva el intercambio comercial. Para esto se dispone de un booking individual para cada uno de los compradores y expositores, formularios de contacto y otros recursos.
    • Convoca a mayoristas internacionales y agencias de viaje o tour operadores locales como potenciales compradores y hacedores de negocio.
    • Convoca a expositores de productos y servicios turísticos.
    • Difunde y promueve la Expo en medios nacionales e internacionales Sala de Prensa
    • Mantiene comunicación oportuna con sus participantes a través de sus Boletines, informando novedades y otros temas de la Expo.
    • Desarrolla los siguientes programas y actividades:
      • Actividad de Apertura y cierre del evento.
      • Programas de formación que buscan mejorar capacidades y habilidades.
      • Encuentros Get Together, en las salas de reuniones del Centro de Convenciones para promover el intercambio comercial.
      • Programa de charlas y conferencias para expositores y mayoristas invitados.
      • Programa Cultural del encuentro.
      • Otras actividades recreativas.
    • Entrega a los participantes gafetes de identificación y un acceso para vehículos en la zona exclusiva para tal fin, los cuales deberán estar siempre visibles dentro del vehículo, aquellos que no porten dicho distintivo serán ubicados en las zonas en donde tendrán que cancelar el rubro correspondiente a parqueo.
    • La Expo desarrolla directorios para:
      • Integra mayoristas internacionales invitados y otros compradores.
      • Integra stands presenciales y virtuales
      • Como empresas de interés de los participantes
    • Dispone Edecanes debidamente identificados para asistir expositores que lo requieran.
    • Gestionará tarifas con descuento para el hospedaje de participantes a la Expo, en hoteles cercanos al Centro de Convenciones.
    • Organiza Fam trip y One day tour, para los mayoristas extranjeros a desarrollar en grupos según disponibilidad. Cada persona (mayorista) escogerá según su mercado cautivo, el recorrido de su interés.
    • Posibilita a los expositores para que inviten a sus negocios a los mayoristas internacionales, durante los dos días libres con que cuentan según su programa de participación (14 y 15 de junio). Se requiere la coordinación con la organización de la Expo.
    • La organización reglamenta con los compradores internacionales que durante los 3 días de la Expo se comprometen a permanecer en el Centro de Convenciones y a estar acompañados por un edecán que le guiará y ofrecerá recorridos ordenados y enfocados en sus intereses.

 

3.2       El Expositor

    • Cumple con este reglamento y los requisitos de Participación en la Expo Turismo Rural & Comunitario de la Cláusula Cuarta siguiente
    • Cumple con los plazos y obligaciones adquiridas en el Contrato a formalizar.
    • Acata en todo momento, las directrices e instrucciones de la organización del evento, según las comunicaciones emitidas en los Boletines y que se mantendrán disponibles para su consulta en web, a fin de que en todo momento el Expositor se mantenga informado.
    • Dispone una cuenta Zoom gratuita para realizar las reuniones de negocios que se gestan durante la actividad. Una vez formalizada la participación encontrará tutoriales en el espacio 
    • Todo empresario que adquiera un stand virtual o presencial, otorgará a la organización, una regalía de sus productos o servicios turísticos.

 

CLÁUSULA CUARTA. CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN Y EXPOSICIÓN

4.1       Requisitos de participación

    • Presentar Solicitud de Reserva como Expositor o Solicitud de Reserva como Expositor Afiliado a la Cámara de Experiencias Rurales
    • Formalización y firma de Contrato.
    • Para expositores nacionales
      • Estar inscrito en el Ministerio de Hacienda.
      • Permiso de funcionamiento según corresponda.
      • Póliza de Responsabilidad Civil.
    • Tener presencia web. Página web o redes sociales como mínimo.
    • Completar la información requerida para su stand virtual, en el momento que se le facilite.
    • Validar el contenido de la propuesta gráfica de su Stand Virtual, una vez que se le notifica. El stand estará dispuesto en Expo Hall, (espacio de uso exclusivo Expositores registrados) . Tiene derecho a una solicitud de modificación de información.

 

4.2       El expositor y sus representantes se obligan a:

    • Acatar las disposiciones dadas por la organización de la Expo.
    • Portar el gafete distintivo en todo momento durante la permanencia en el Centro de Convenciones y cualquier actividad oficial del evento.
    • Mantener control estricto y riguroso de los correos de contacto y cualquier otra interacción ofrecida por la plataforma. Especial atención al sistema de citas que gestiona sus espacios de reuniones de negocio, para las citas que le solicitan y las que usted solicite.
    • Gestionar citas virtuales en horas hábiles según zona horaria de Costa Rica, con duración de 30 minutos, hablando inglés para quienes lo requieran.
    • Mantener al menos una persona presente en su stand en todo momento, con capacidades y habilidades para atender a los compradores potenciales.
    • Utilizar el stand exclusivamente para la promoción de los productos y servicios de su representada, no podrá alquilar, donar, transferir, vender, prestar ni ceder el espacio asignado ni en parte ni en su totalidad.

 

4.3       Aspectos Reglamentarios

    • Durante las horas de cierre al público, las puertas quedarán con llave y la seguridad será perimetral, en este horario ninguna persona podrá ingresar al recinto ferial, prohibición que incluye a expositores, personal de la organización del evento o administrativo.
    • La organización del evento cuenta con un programa de reciclaje que dispone de dispositivos para su clasificación, con el fin de ser utilizados por todos los participantes del evento.
    • No se permiten actos relacionados con proselitismo político, religioso o de cualquier otra índole ajena a los objetivos y fines de la Expo.
    • No se permite distribuir material considerado inapropiado para los fines de la Expo.
    • La organización vela por la sana convivencia durante los días del evento presencial, para lo cual tiene la potestad de establecer sanciones que pueden ir desde multas y/o hasta ocasionar la expulsión del evento, a quienes muestren incumplimiento de los requisitos, comportamiento inapropiado, infrinjan el reglamento, ocasionen disturbios o cualquier otro, que vaya en contra de los objetivos y fines de la Expo.

 

CLÁUSULA QUINTA. ACTIVIDADES Y FECHAS IMPORTANTES   

    • Expo en el Centro de Convenciones: 16, 17 y 18 de junio del 2023.
      • Exposición exclusiva para compradores registrados. Los días 16 y 17 de junio. La exposición será de atención exclusiva para invitados internacionales y compradores registrados. No se permite entrada a otras personas.
      • Exposición a público general: 18 de junio 8:00 a.m.
    • Recibimiento y atención de compradores internacionales. Del 29 de mayo al 21 de junio.
    • Montaje y Desmontaje de Stand: Montaje de stand para expositores y entrega de gafetes Jueves 15 de junio de 8:00 am a 7:00 p.m. No se permitirá ningún montaje posterior a esta fecha. Desmontaje de Stand, 19 de junio de 8 am a 2 pm.
    • Giras de reconocimiento. Fam trip y One Day tours para compradores internacionales. Del 3 al 13 de junio
    • Evento de Apertura y Clausura: Apertura: 16 de junio 8:00 am | Clausura 18 de junio  6:00 p.m. Con coctel y bocadillos gratuitos.
    • Encuentro entre Afiliados de la Cámara y compradores internacionales: 2 junio 6:00 p.m.
    • Disponibilidad del sistema de booking para reuniones virtuales. Del 1ero al 13 de junio.
    • Entrega de Memoria. El 30 de junio se estará compartiendo con los diferentes usuarios registrados, una memoria de la Expo con informe estadístico y analítico de la Expo. Este informe será enviado a quienes respondan la Encuesta.